Jak vytvořit pracoviště v kanceláři

Obsah článku

• Kancelářské pracoviště
• Jaké to je – moderní kancelář
• Kancelářský nábytek
• Kancelářské pracoviště – osvětlení
• Čerstvý a čistý kancelářský vzduch – větrání
• Kancelářská dekorace
• Kancelářské pracoviště z pohledu moderního řízení
• Třídění
• Racionální umístění (v pořádku)
• Čištění dokumentů (zametání)
• Standardizace
• Udržování

V tomto článku: Plánování moderní kanceláře výběr kancelářského nábytku; požadavky na osvětlení; čerstvý vzduch v kanceláři; dekorace prostor; moderní management – Systém 5S.

Kancelářské pracoviště

Kolik času trávíme v práci? Zákon stanoví pracovní dobu 8 hodin, 40 hodin (pět dní) a 48 hodin (šest dní) pracovních týdnů. Ve skutečnosti musíte na svém pracovišti zůstat 9–10 hodin – velké objemy, naléhavé úkoly, zprávy, shrnutí atd. Pracoviště vychází každý den na vrcholu, doma můžete sledovat pouze televizi a spánek – efektivita a produktivita každého zaměstnance v jakékoli společnosti závisí na tom, jak je organizace pracoviště správná..

Jaké to je – moderní kancelář

Existují dvě hlavní schémata pro budování kanceláře: kanceláře a chodby mezi nimi (klasické schéma), otevřené kancelářské prostory (americké schéma). Klasická kancelář je druhem dědictví minulého století, je rozdělena do skupin, kanceláří a oddělení, dveře kanceláří jsou opatřeny nápisy označujícími, kdo se nachází v místnosti za nimi. Klasická kancelář má jednu věc společnou s kanceláří amerického schématu – vedení společnosti zpravidla zabírá nejvyšší patro budovy..

Americké uspořádání kanceláře má několik výhod najednou: značné úspory prostoru (bez vnitřních stěn); demokracie (pracoviště jsou oddělována pouze tenkými příčkami v naprosté nepřítomnosti vnitřních dveří); snadnost provádění jakýchkoli funkčních změn. Toto uspořádání výrazně usnadní komunikaci a problémy lineární koordinace. Poloprůhledné panely oddílů, které dělí otevřenou kancelář na pracovní oblasti, plní současně dvě úkoly: vytvářejí iluzi izolovaného prostoru pro zaměstnance a pomáhají rozptylovat světlo, prakticky nevytvářejí žádné stínové zóny.

Většina kanceláří v Rusku upřednostňuje smíšené rozvržení s prvky otevřených a klasických kanceláří v souladu s vizí vrcholového managementu – to platí, pokud je rozvržení vypočítáno odborníky.

Kancelářský nábytek

Kancelářské pracoviště je nemyslitelné bez minimální sady nábytku – stůl, noční stolek, knihovna a pohodlná židle. Hlavní věcí při výběru kancelářského nábytku bude jeho ergonomie: maximální možný komfort a minimální stres na lidské tělo.

Vezměte si například klasickou kancelářskou židli – můžete na něm sedět bez poškození těla jen 15 minut denně. Současně pohodlná židle (loketní opěrky, opěrky hlavy, nastavitelná výška sedadla a poloha opěradla) snižuje stres na svaly a páteř a podporuje tělo v celé kontaktní oblasti.

Ergonomický kancelářský stůl nemusí mít správný geometrický tvar – zakřivené čáry stolu umožňují jeho širší použití, protože lidské ruce nemohou pokrýt plochu přesahující 40 cm, tj. budete muset hledat požadovaný dokument a namáhat svaly zad. A přesto – plocha opravdu dobrého kancelářského stolu není menší než 1 m².

Další pohodlí pro práci vytvoří pomocná zařízení: stojany, podnosy a různé nástavby. Je však důležité nepřetěžovat povrch plochy s nimi, používat pohyblivé noční stolky a sklopné police. První kancelářské pravidlo – vše by mělo být po ruce, stačí ho protáhnout.

Klávesnice počítače – nezbytný atribut kanceláře – musí být umístěna na stole co nejdále od okraje, protože „V zavěšené“ poloze rukou jsou vystaveny chronickým výronům. Nákup stolu s výsuvnou klávesnicí je proto mimořádně nešťastné rozhodnutí, které nepřispívá k pohodlí ani zdraví úředníka..

Kancelářské skříně – ty by měly být umístěny co nejblíže ke stolu pracovníka (šetří čas), ale neblokují hlavní uličku. Rozměry a konstrukční materiál skříňového nábytku záleží: otevřené výklenky skříně, průhledné police a tvrzené skleněné stěny vizuálně rozšíří prostor, vytvoří větší pohodlí pro administrativní pracovníky a návštěvníky.

Kancelářské pracoviště – osvětlení

Práce v tlumeně osvětlené místnosti je pro oči stresující, což vede k rychlé únavě očí. Proto je třeba zacházet s rozvržením lamp, s typem lamp v nich, s menší pozorností než s otázkami plánování a vybavení. Je požadováno dosáhnout nejvhodnějšího osvětlení, které umožňuje zaměstnanci s jakoukoli vizuální ostrostí snadno rozlišit značky a symboly na papíře i na monitoru počítače.

Neměli byste například stavět osvětlení zářivkami – takové světlo způsobuje únavu kvůli blikání (frekvence 50 Hz), nejlepším řešením by byly halogenové žárovky. Plnohodnotné osvětlení je počítáno odborníky, počáteční údaje budou účelem každé místnosti, počet úloh, přítomnost / nepřítomnost přirozených světelných zdrojů. Zdroje umělého osvětlení, pokud budou správně sestaveny, vytvoří nezbytnou psychologickou náladu zaměstnanců a návštěvníků.

Čerstvý a čistý kancelářský vzduch – větrání

Potřeba čerstvého vzduchu v uzavřených prostorech je stejně naléhavá jako účinná regulace klimatu, zejména pokud stejný prostor obsahuje pracoviště několika zaměstnanců. Školní biologický kurz: vdechujte vzduch bohatý na kyslík – vydechněte velké množství oxidu uhličitého. A čím více oxidu uhličitého se hromadí, tím horší lidé se cítí – ospalost, bolesti hlavy, prudký pokles pracovní kapacity.

V závislosti na ročním období je problém řešen otevřenými okny, ale spolu s čistým vzduchem, vnějšími zvuky, pachy a městským prachem pronikají do kanceláře. Rozdělené systémy jsou z nějakého neznámého důvodu považovány za řešení problému, ve skutečnosti nic neřeší – jednoduše to nemohou udělat. Vnitřní vysoušeč vlasů split systému dokonale kondicionuje a čistí vzduch od prachu, ale nezajišťuje přívod kyslíku – venkovní jednotka split je navržena tak, aby chladila chladivo systému, a aby nepřijímala vnější vzduch. Kromě toho bude v místnosti vždy existovat jedno nebo dvě pracoviště, která budou vyfukována proudem vzduchu z rozděleného vysoušeče vlasů – je zaručena chronická zima..

Optimálním řešením je centrální klimatizační systém, který provádí čištění, chlazení / topení, zvlhčování / odvlhčování přiváděného vzduchu. Díky tomu bude mít kancelář v každém ročním období optimální mikroklima a stálý přísun čerstvého a čistého vzduchu..

Kancelářská dekorace

Interiér kanceláře je zpravidla navržen v takzvaném „business“ stylu, který lze také označit za neosobní. Plakáty, obrazy, reprodukce a vitráže vám pomohou přivést barvy do atmosféry kanceláře. S jejich pomocí můžete jasně definovat pracovní oblasti – například recepce (recepce) musí být vyzdobena v obrazovém stylu společnosti, aby návštěvníkům vytvořila jasný pozitivní dojem.

Hromadění na okenních parapetech trapných rostlin v květináči, tak charakteristické pro sovětské instituce, v moderní kanceláři je naprosto nemožné. Ale neměli byste je úplně opustit, stačí se pečlivě přiblížit k výběru rostlinných druhů a jejich umístění. Palmy jsou ideální pro konferenční místnosti a haly, jeden velký závod pro řídící kancelář a několik malých rostlin pro recepci. Dekorací hodnou každé kanceláře bude zimní zahrada, kde si můžete odpočinout nebo uspořádat obchodní jednání v uvolněnější atmosféře. Je lepší svěřit výzdobu kanceláře rostlinami profesionálnímu fytodesignerovi..

Kancelářské pracoviště z pohledu moderního řízení

Je založen na systému 5S, který vyvinula a úspěšně používala japonská společnost Toyota za posledních 50 let..

Třídění

To vám umožní zcela vyřešit problém chaosu na pracovišti, vytvořeného různými nepotřebnými dokumenty a položkami (zařízeními) uloženými roky „jen pro případ“. Je třeba společným úsilím identifikovat a přesunout se na určité místo (červená zóna) takové kandidáty „k eliminaci“, označení červeným štítkem. Pokud po měsíci není třeba zboží z červené zóny, musí být prodáno, recyklováno nebo zlikvidováno.

Racionální umístění (v pořádku)

Ke každému dokumentu v kanceláři musíte přiřadit každou konkrétní pokladnu konkrétní místo, kam se dokument vrací. Čas na nalezení potřebných dokumentů a formulářů je tak minimalizován..

Čištění dokumentů (zametání)

Na konci pracovního dne musí být každý dokument vrácen na své místo. Není přípustné zaplňovat pracovní plochu hromádkami složek a dokumentů – najít si mezi nimi pracovní dobu placenou zaměstnavatelem.

Standardizace

V rámci konkrétní společnosti je nutné vyvinout standardy pro všechny pracovní procesy, jakož i vertikální a horizontální komunikaci mezi divizemi společnosti. Výsledkem bude, že mnoho problémů, které se každý den objeví, bude vyřešeno v nejkratším možném čase a bez zapojení řídícího týmu..

Udržování

Je nutné přivést k automatizaci provádění všech předchozích pravidel mezi zaměstnanci kanceláře. V této kanceláři by se měli stát zvykem, jakýmsi standardem chování..

K identifikaci potřeby zavedení systému 5S stačí provést malý test, který dá zaměstnanci pokyn, aby našel konkrétní dokument (jakákoli zpráva, formulář, smlouva) a zaznamenal čas, který strávil při vyhledávání. Pokud je časový interval delší než minuta – jsou naléhavě nutné drastické změny v řízení.