Správa personálních záznamů v organizaci nebo podniku – vedení záznamů o personálu a pracovním postupu

Obsah článku

• Co je to HR management
• Záměry a cíle
• Právní úprava
• Právní rámec podniku
• Správa dokumentů HR v organizaci
• Personální obsazení ve formě T-3
• Pracovní rozvrh
• Pracovní smlouva
• Personální objednávky
• Popis práce
• Jak organizovat kancelářské práce v personální službě
• Personální zajištění lidských zdrojů
• Přilákání specialistů na outsourcing lidských zdrojů
• Personální evidence od nuly krok za krokem
• HR požadavky
• Práva a povinnosti personálu
• HR management
• Vyhledávání a registrace zaměstnanců
• Fáze najímání
• Osobní karty a vytvoření osobního spisu zaměstnance
• HR časopisy
• Vedení pracovních knih
• Systematizace a ukládání dokumentů
• Elektronické osobní záznamy

Obecná definice říká, že řízení lidských zdrojů je proces zpracování papírování pro zaměstnance. Toto téma je relevantní pro jednotlivé podnikatele i právnické osoby. Dokumentace má přísné legislativní normy a popsaná pravidla by měla být zohledněna všemi manažery a odděleními lidských zdrojů v podnicích. S pomocí správy lidských zdrojů bude možné optimalizovat proces personálního řízení, organizovat práci každého týmu a zjednodušit postup podávání zpráv..

Co je to HR management

K základům řízení lidských zdrojů patří celý proces vypracování podkladů, jejich dokončení, podávání zpráv o zaměstnancích, kteří ve společnosti pracují. Každá zveřejněná má právní sílu, včetně těch, které jsou vytvořeny na základě žádosti zaměstnance. Personální výroba se často zabývá personální výrobou, jejíž funkce jsou takové personální práce:

• výplatní páska;
• registrace dovolené, pracovní neschopnosti;
• příprava certifikátů.

Záměry a cíle

Cíle a cíle tohoto personálního oddělení jsou:

Právní úprava

Personální práce je regulována řadou regulačních zákonů, nařízení a souborem pravidel na regionální nebo státní úrovni. Nesplnění požadavků stanovených v regulačním rámci je porušením. Hlavní regulační akty pro personální výrobu:

• státní regulace pracovních knih (2003);
• pravidla správy kanceláří a správy dokumentů od roku 2009;
• federální papírovací příručka pro zaměstnance;
• obecné požadavky schválené nařízením ministerstev.

Právní rámec podniku

V každém podniku se používá řada dokumentů, které regulují práci všech zaměstnanců. Pohyb dokumentů a jejich příprava se provádí podle výše uvedených pokynů a předpisového rámce. Právní rámec podniku je rozdělen do pěti klíčových kategorií, které jsou upraveny interními objednávkami podniku:

• charta společnosti;
• pracovní rozvrh;
• normy pro ochranu osobních údajů;
• ochrana práce (regulována federálním archivním nařízením);
• harmonogram práce zaměstnanců (a personální dokumenty).

Správa dokumentů HR v organizaci

Sjednocené systémy účtování cenných papírů v podnicích jsou rozděleny do tří hlavních kategorií, mezi něž patří vnitřní předpisy, personální obsazení a předpisy o odměňování. První kategorie zahrnuje obrat cenných papírů z prázdninového plánu, vyplnění dokumentů o pracovním plánu. Druhý odstavec je globálnější a obsahuje ustanovení o přípravě účetních pravidel pro smlouvy a doklady. Nařízení o odměňování práce upravuje všechny záležitosti týkající se výplaty mezd, prémií, dovolené v nemoci, dovolené a odstupného při propuštění.

Personální obsazení ve formě T-3

Personální obsazení ve formě T-3 je jediný typ papíru, který popisuje celou strukturu personálu v podniku nebo společnosti. Sloupce obsahují údaje o úplném jménu, pozici zaměstnance, jednotce, kde je uveden. Podle normativních a legislativních norem je zde stanoven oficiální plat specialisty. Jakékoli změny v procesu registrace by mělo být předepsáno účetním oddělením v této personální tabulce podle formuláře T3. Pokyny pro plnění vždy obsahují doporučení pro každý sloupec. Dokument obsahuje celkem 5 informačních bodů.

Pracovní rozvrh

Pracovní plán je dokument, který schvaluje denní rutinu specialisty. Pracovní postup se řídí rozvrhem hlavy. Zahrnuje položky o nutnosti provést inspekci podle stávajících právních předpisů, o obědě a přestávkách, o podávání zpráv. V některých společnostech vyžaduje úředník zprávu každý týden nebo měsíc (dokument musí být ověřen podpisy zaměstnance a obchodního manažera po ověření). Plán, harmonogram jsou vytvářeny pro budoucí pracovní období. Sledování času zaměstnanců.

Pracovní smlouva

Pracovní smlouva je občanský typ dokumentu, který je vypracován mezi budoucím zaměstnancem a zaměstnavatelem. Typické formuláře pro tento typ dokumentu se nepředpokládají a dohoda je vyplněna ve volném formuláři uvádějícím kvalifikace (pozice) a pracovní dobu. Je zde také uveden potřebný výsledek. Podle právních norem je tento typ dokumentu velmi podobný smluvnímu dokumentu, protože předepisuje konečný výsledek práce, nikoli její strukturu. Pro propuštění zaměstnanců je nutné dokončit pouze před vypršením smlouvy.

Personální objednávky

Obnovení zaměstnanců v poště, najímání odborníků se provádí podle personálních objednávek. Tento typ dokumentu předepisuje jmenování personálu na pozici a další pohyby odborníků v útvarech. Na vývoji pokynů a objednávek se podílejí zaměstnanci personálního oddělení a vedoucí pracovníci. Místní rozhodnutí jsou prováděna manažery / správci společnosti. Objednávky mají jednotnou formu, která je stanovena regulačním rámcem. Do doby použitelnosti by měl být papír v účetním oddělení nebo v personálním oddělení až pět a více let (v závislosti na typu objednávky).

Popis práce

Popisy práce – jedná se o dokument, který předepisuje odpovědnost stran (zaměstnance a zaměstnavatele) a obsahuje také informace o pokynech a povinnostech konkrétního specialisty na pozici, kterou zastává. Potvrzují se pečetí organizace a podpis odpovědné osoby. Tento dokument vyžaduje tři kopie. Jeden zůstává v personálním oddělení, druhý u exekutora a třetí u manažera nebo administrátora konkrétního oddělení. Účelem této zakázky je optimalizovat procesy řízení zaměstnanců v podniku.

Jak organizovat kancelářské práce v personální službě

Správné vedení správy osobních záznamů znamená vysokou míru odpovědnosti. Zaměstnanci personálního oddělení musí zajistit, aby data podpisu odpovídala skutečným datům. Vedením outsourcingových společností můžete svěřit vedení sešitů, jiných osobních dokumentů. Povinnosti personalistů:

• vytvořit pracovní plán, účetní dokumentaci týkající se prázdnin;
• zpracovávat dokumenty pro ochranu práce (vyžadováno pro státní orgány);
• připravovat a psát objednávky;
• mzdové a kontrolní platby pojistného.

Personální zajištění lidských zdrojů

Personální služba se provádí, když veškeré účetnictví a veškerá prověrka provádí pouze najatý personál z oddělení lidských zdrojů. Tento způsob papírování je relevantní pro podniky a společnosti s personálem od 20 do 30 lidí. Státní normy vyžadují přísné dodržování formy všech objednávek a dalších požadavků, jinak může právnická osoba obdržet pokutu. V sektoru služeb, kde je registrováno až 30 osob u jedné právnické osoby, je výhodnější využívat služby outsourcingových společností.

Přilákání specialistů na outsourcing lidských zdrojů

Přilákání odborníků z outsourcingové společnosti na lidské zdroje ušetří peníze a sníží celkový počet zaměstnanců. Nezávislí odborníci provádějí veškerou nezbytnou práci na přípravě objednávek, harmonogramů. Vedou speciální deník a regulují práci každého odborníka ve společnosti. Outsourcing personálního řízení se vyznačuje tím, že právnická osoba nemá vlastní personální oddělení, a svěřuje tento úkol samostatnému týmu za mírný poplatek.

Personální evidence od nuly krok za krokem

K vedení záznamů o dokumentech personálního oddělení je zapotřebí kancelářské vybavení a kancelář. Je důležité mít silný trezor. Objednávka by měla jmenovat vedoucího systému správy dokumentů. Poté se vytvoří vnitřní činy. Pro každého zaměstnance ve společnosti je nutné mít samostatnou složku, kde bude uložen jeho sešit. Personální papírování vyžaduje uchování této dokumentace po celou dobu pozice specialisty. V průběhu činnosti oddělení se informace zapisují do knih, sestavují se objednávky.

HR požadavky

Řízení lidských zdrojů je relativně složitý proces, který vyžaduje určité teoretické, praktické dovednosti. Regulační rámec pro tuto pozici obsahuje seznam podmínek, za kterých může odborník tuto pozici zastávat. Vzdělávací instituce nerozlišují samostatný profil jako správu osobních záznamů. Pro činnost v oddělení lidských zdrojů jsou vhodní manažeři, administrátoři. Zaměstnavatelé jsou tedy jmenováni lidé s právním vzděláním, pro ochranu informací nebo pro správu dokumentů.

Práva a povinnosti personálu

První povinností těchto úředníků je znát právní rámec, dodržovat zavedená účetní pravidla. Výše byly zmíněny články, federální zákony, které by měly být dodržovány při provádění správy osobních záznamů. Zaměstnanec má právo přijímat informace od zaměstnanců, prohlížet si osobní složky, viz účetní kniha (plat). Mezi pravomoci odborníků v této oblasti patří podepsání podpisů, spolupráce se zaměstnavateli na zlepšení výkonu zaměstnanců.

HR management

Dnes je správa osobních záznamů prováděna v písemné i digitální podobě. Dokumentace je podepsána osobně oprávněnými zaměstnanci. K údržbě dokumentace se používají státní standardy, které sjednocují všechny šablony a formuláře. Je třeba vzít v úvahu normy GOST R 6.30-2003 a GOST R 7.0.8-2013. Důležité papíry jsou uloženy ve speciálních složkách nebo kovových trezorech. V závislosti na rozsahu a rozsahu společnosti musí odborníci dodržovat různé požadavky na četnost hlášení.

Vyhledávání a registrace zaměstnanců

Zpočátku musíte před registrací zaměstnanců najít specializovaný personál, který by splňoval přísná kritéria (měl by se vztahovat ke specifikům práce). K tomu použijte specializované kanceláře, agentury, weby pro hledání práce, burzu práce nebo soukromé reklamy v novinách, v médiích, na webech. Poté jsou vyhotoveny povinné osobní doklady, je provedeno jejich provedení, je podepsána pracovní smlouva nebo smlouva.

Fáze najímání

Postupy pro registraci osob na pozici začínají zadáváním údajů o uchazeči o zaměstnání do zvláštního deníku. Časový rozvrh zaznamenává informace o zkušenostech, pracovních zkušenostech, dříve zastávaných pozicích. Po schválení se vydá příkaz k jmenování osoby na konkrétní pracovní místo. Poslední fází je vytvoření osobní složky, kompilace podnikání ve společnosti, oddělení. Smlouva uvádí informace o povinnostech, o platu na poště.

Osobní karty a vytvoření osobního spisu zaměstnance

Mezi osobní doklady patří osobní karta zaměstnance. Obsahuje všechny informace týkající se rodinného stavu, celé jméno, je tam také nalepena fotografie a je zaznamenáno datum narození. To vše dělají zaměstnavatelé, aby vytvořili datový balíček o každém zaměstnanci společnosti. Podle zákona nemohou být tyto údaje předávány třetím stranám. Složky, skříňky nebo dokonce kovové trezory se používají k vedení osobních souborů (v závislosti na úrovni vybavení kanceláře společnosti).

HR časopisy

Papírové produkty pomáhají systematizovat vykazování a zjednodušují pracovní postup. Dokumentace ve formě papírových časopisů zahrnuje následující typy:

• o kontrole dokumentů, dokladů dodávaných společnosti nebo podniku;
• o kontrole času, období služebních cest;
• ovládat veškeré poznámky, prohlášení;
• záznamy práce.

Vedení pracovních knih

Personální evidence ukládá odborníkům povinnost vést záznamy o pracovní knize. Všechny záznamy jsou vedeny, pokud je osoba v podniku úředně zaregistrována. Zaměstnanec obdrží po propuštění pracovní knihu. Tato dokumentace zaznamenává všechny změny týkající se pozice, ocenění. Školení v oblasti správy lidských zdrojů od nuly zahrnuje povinné body o správnosti registrace pracovních sešitů. Jakékoli chyby jsou opraveny zaměstnanci. Pokud jsou nalezeni, může být odborníkům obviněno z administrativního porušení.

Systematizace a ukládání dokumentů

Pro audit a ukládání dokumentů byly vytvořeny samostatné legislativní normy. Je důležité zmínit článek 17 federálního zákona o archivaci. Vyjadřuje potřebu vedení společností a podniků, aby se postaraly o uchovávání archivní dokumentace po stanovené období. Doba skladování je stanovena zákonem a odpovídá státním normám. K zajištění integrity papírové dokumentace se používají kovové žáruvzdorné trezory, skříně.

V případě potřeby jsou údaje z dokumentů předávány Státnímu statistickému výboru Ruské federace. Automatizace, digitalizace oběhu papíru je jedním z hlavních směrů při optimalizaci procesu řízení práce státu. V současné době není většina hlášení v papírové podobě. To nezbavuje povinnosti vedoucích podniků, vedoucích pracovníků při údržbě archivu po dobu jednoho, tří, pěti nebo více let..

Elektronické osobní záznamy

Při používání elektronických osobních záznamů je důležité dodržovat podmínky zabezpečení dokumentů a omezit přístup do archivu na základě zákona o ochraně osobních údajů. Elektronické vedení záznamů má několik výhod:

1. rychlý přístup k dokumentům;
2. ochrana souborů heslem;
3. není třeba kupovat trezory k uchování papíru;
4. úspora místa v kancelářské budově – na pevný disk lze uložit až 10 tisíc dokumentů;
5. úspora času – podepsat, jakýkoli dokument najdete za 1-2 minuty v archivu pevného disku v počítači.