Vysoký rytmus života a neustálý nedostatek času způsobují stres a dokonce depresi. Aby bylo možné v sedmdesátých letech učit stovky tisíc lidí sledovat každodenní rutinu a dodržovat jejich plány. byl vynalezen časový management.
Co je to řízení času?
Správa času je sada pravidel, která vám pomohou přiřadit a naplánovat čas. Jeho hlavním cílem je zvýšení produktivity. Když víte, jak správně spravovat čas, můžete dělat hodně, pracovat efektivněji a domácí práce rychleji.
Zpočátku bylo řízení času potřeba pouze v práci. Pak se však ukázalo, že jakýkoli osobní cíl je také projekt, který se vyvíjí na stejných principech. Proto nyní existuje řízení času rodiny, žen a dokonce dětí.
Techniky a metody řízení času
1. „Matice Eisenhower“
Dwight D. Eisenhower je 34. prezident Spojených států, který řekl: „Mám dva problémy: naléhavé a důležité. Naléhavé není důležité, ale důležité je naléhavé “.
Jeho matice třídí věci na sekundární a hlavní. Metoda je vhodná pro ty, kteří mohou rozdělit úkoly do těchto čtyř skupin:
- Naléhavé a důležité – musí být provedeny okamžitě.
- Důležité, ale ne naléhavé – rozhodněte, kdy to uděláte, a nastavte přesné datum.
- Naléhavé, ale ne důležité – delegujte je.
- Není to naléhavé a není důležité – nechte to na později.
2. Rajčatová metoda
Metoda je pojmenována po kuchyňském časovači, který se vyrábí ve formě rajčete. Má několik principů, které pomáhají účinně realizovat jeho plán:
- Nastavte úkol, který má být proveden.
- Nastavte časovač na 25 minut.
- Pracujte a nenechte se rozptylovat.
- Po každých 25 minutách si udělejte pauzu 5 minut.
- Po každém 4. rajčatovém odpočinku odpočívejte po dobu 15–30 minut.
- Pracujte v tomto režimu, dokud není úkol dokončen. Pokud máte myšlenky na jiné věci, které vás rozptylují, napište je a vraťte se k tomu později..
3. Franklinova pyramida
Systém pro plánování cílů různých velikostí (od globálních po denní). Na základně pyramidy jsou hlavní životní hodnoty. Další přichází globální cíl. Pokud je bohatství vaší primární hodnotou, pak bude globálním cílem dosáhnout podnikání-říše.
K dosažení tohoto cíle potřebujete hlavní plán – třetí krok pyramidy. Poté přichází dlouhodobý plán na 3-5 let. Následuje krátkodobé období 1-12 měsíců. Na konci pyramidy plán na den a týden.
4. „ABVGD“
Metoda nastavení prioritních úkolů:
- A – důležité a naléhavé záležitosti, které je třeba udělat.
- B – věci, které lze odložit, ale je třeba je také udělat.
- Drobné úkoly, které nemůžete dělat.
- G – co je třeba delegovat na jiného.
- D – úkoly, které jsou ze seznamu odstraněny.
5. Technika řízení času „Načasování“
Typ správy času, kde musíte zaznamenat všechny akce a zaznamenat čas strávený na nich. Načasování ukáže, jak moc sedíte na sociálních sítích, mluvíte po telefonu, pracujete, chatujete s přáteli nebo čtete.
Tato technika pomáhá identifikovat „dočasné mezery“, o kterých jste ani nevěděli. Proveďte takový experiment po dobu 2-3 dnů. To bude stačit k získání celkového obrazu..
6. Metoda Eat Frog
„Jíst žábu“ znamená udělat malý, ale nepříjemný úkol, který jste neustále odkládali. Například volání vzdálenému příbuznému, rozhovor s vedením, úklid bytu. Takové malé věci se postupně hromadí, nutí nás odkládat se, rozptylovat se od velkých úkolů.
Podstatou této metody je především se s nimi vypořádat, „rychle se najíst žába“. Vezměte si to dvě hodiny týdně nebo se rozhodněte každé ráno.
7. „Nalezeno času
Technika provádění malých úkolů při první příležitosti. Vyberte předem 5–10 malých případů, na které nemáte dostatek času, a buďte připraveni na ně, až se objeví „okno“ zdarma.
8. Metoda „švýcarského sýra“
Rozhodnutí o záležitostech v jakémkoli pořadí. Když čelíte obtížnému úkolu, je snazší začít s malými kroky, které se zdají být snazší. Například, pokud píšete prezentaci, začněte obrázky nebo titulky a poté na textu pracujte. Jedíte hodně malých děr v jednom velkém kousku sýra.
9. Pareto zákon
Pareto je italský ekonom, který poznamenal, že 20% z nejvíce životaschopných hrachových lusků produkuje 80% plodiny ve své zahradě. Na základě toho vytvořil zákon – „20% úsilí dává 80% výsledku a zbývajících 80% úsilí dává pouze 20% výsledku“.
Později se to začalo potvrzovat i v jiných oblastech života. Podnikatelé říkají, že získávají 80% zisku pouze od 20% zákazníků.
Pareto princip vyzývá k nalezení „centrálního uzlu“, na který by se měl soustředit. Pochopení vašich „uzlů“ je snazší věnovat čas hlavní věci a na sekundární práci méně pracovat.
10. „Vzorec 10-3-2-1-0“
Produktivita závisí na úrovni nálady a pohody. Metoda 10-3-2-1-0 pomáhá připravit se na lůžko a zůstat v pohotovosti další den. Zde se postupně vzdáváte rozptýlení..
- Vzdejte kávu 10 hodin před spaním.
- 3 hodiny od jídla a alkoholu.
- 2 hodiny od práce.
- Vypněte všechny miniaplikace za 1 hodinu.
- 0 – počet kliknutí na tlačítko „odložit“ na poplach.
Pravidla pro řízení času
1. Vytvořte seznamy úkolů
Základem řízení času je plánování všech velkých i malých úkolů. Opravte vše, co máte na mysli den / týden / měsíc, abyste ve své mysli neměli prioritu. Můžete to udělat na papíře nebo v Excelu, ale pohodlněji – in mobilní aplikace.
Chcete-li dělat věci rychleji, uveďte před každým časem potřebným k jeho provedení. Ale nezapomeňte, že plánovat neznamená naplánovat vše v minutách a stresu, když se realita neshoduje s plánem..
2. Stanovte jasné cíle
Správné nastavení cílů pomůže určit přesný vektor. V práci je lepší se zaměřit na klíčové ukazatele výkonnosti, aby nedaly vágní plány na týden, čtvrtletí nebo rok. Správným cílem je zvýšit návštěvnost webových stránek o 20% za tři měsíce.
Osobní cíle by také měly být měřitelné a dosažitelné, například, nashromáždit 200 tisíc na dovolenou po dobu šesti měsíců. Takže se vzdejte úkolů jako „zlepšovat se“ nebo „obcházet konkurenty“.
3. Dokončete cíle postupně
Multitasking je hlavním nepřítelem správy času. Nesnažte se dělat všechno najednou. Je důležitější pochopit, který úkol má prioritu a kdy jej můžete dokončit rychleji..
Udělejte vše postupně, rozdělte velké cíle na malé kroky, abyste dokázali soustředit a plynule přepínat. Pracujte pravidelně a důsledně. Pokud si stanovíte cíl učit se anglicky, bude krokem zapamatovat si 30 nových slov každý den.
Výjimkou je řízení času pro rodiče, kdy je možné komunikovat s dětmi některé věci (například čištění a zároveň vyprávění příběhů)..
4. Buďte méně rozptýlení.
Jednou z hlavních dovedností řízení času je koncentrace. Přidělte konkrétní čas na produktivní práci. Požádejte své kolegy nebo rodinu, aby na vás na toto období „zapomněli“. Vypněte v telefonu oznámení v chatech, které nejsou důležité pro práci.
Poskytněte omezený čas na hovory a rolování online. Například 40 minut ráno na čtení zpráv, 30 minut odpoledne na komunikaci s blízkými, jednu a půl až dvě hodiny večer na zajímavý obsah, na vykládání myšlenek.
V případě experimentu udělejte několik „vykládacích“ dní, kdy se vůbec nebudete přihlašovat k sociálním sítím.
Zaregistrujte se pro Rescuetime.com. Tento software ukazuje, které stránky „pohlcují“ váš čas více než ostatní..
Pokud narazíte na zajímavý článek, nainstalujte rozšíření Getpocket. Uloží zajímavý text nebo video, které můžete sledovat po práci.
5. Organizujte běžné záležitosti
Účinnost závisí na tom, co vás obklopuje. Proto si udělejte svůj prostor pohodlným a optimalizujte svou rutinu. Napište si textové šablony pro dotazy stejného typu od zákazníků a uložte smlouvy do samostatné složky na ploše, abyste rychle zkontrolovali informace.
Zálohujte svou práci a udržujte ji v cloudu. Chcete-li je kdykoli zobrazit, duplikujte další dokumenty online..
6. Delegovat
Chcete-li rychle dokončit úkol, který vám byl přidělen v práci, delegujte jeho „odkazy“ na ostatní. Pokud pracujete na společném projektu, neváhejte se o své povinnosti dělit s kolegy a pokud vás nepřijde o život nepřetržitě perfekcionismus.
Stejná položka funguje dobře pro matky, které nechtějí požádat o pomoc své partnery nebo se bojí svěřit jim své dítě..
7. Naučte se říkat ne
Řízení pracovní doby netoleruje všechny druhy „upírů“ – věcí, kterým duše nelže. Když se něco zdá nepraktické, nebojte se lidí odmítnout svými projekty, návrhy a dokonce i požadavky. Chcete-li zůstat zdvořilí, použijte fráze:
- „Váš návrh zní zajímavě, ale mám toho hodně co dělat.“ S touto větou vyjadřujete zájem, ujasněte si, že návrh je dobrý, ale nemůžete se ho zúčastnit. Je nepravděpodobné, že bude vhodný pro příbuzné, ale pro neznámé lidi to bude dobře fungovat.
- „Po pravdě o tom toho nevím, zkuste se zeptat Nazar.“ Je tady profík. “ Pokud máte v konkrétní záležitosti málo zkušeností, doporučte jinou osobu. Osvobodíte se tak od zbytečných úkolů a pomůžete s touto žádostí.
- „To nedokážu, ale pomůžu ti s tím …“ Fráze, která vám umožní zbavit se posedlostí a vybrat si, co jste připraveni udělat.
8. Mějte deníky
Je nutné napravit nejen budoucí věci, ale také myšlenky, jakož i úkoly, které nebyly zahrnuty do plánů.
Je snazší pochopit, kde trávit svůj volný čas a nezapomenout na důležité. V deníku si položte otázku: co je třeba udělat? co může zasahovat? jak zjistit, že den byl úspěšný?
Pro poznámky jsou vhodné chytré poznámky v chytrém telefonu – to je mnohem rychlejší než ruční psaní v papírovém deníku.
9. Postupujte podle „biorytmů“
Žijte v harmonii se svým tělem. Provádějte náročné úkoly, když je mozek nejproduktivnější (i když maximální výkon klesne na jednu ráno).
Používejte speciální mobilní aplikace, který vás může probudit, určit nejlepší čas ke spánku a analyzovat jej.
10. Chvalte se
Chcete-li udržet motivaci, povzbuďte se. Cvičení pro správu času jsou bezmocná, pokud je děláte skrz zuby a zbavujete se pozitivních emocí.
Vyberte si věc nebo službu, která přinese potěšení, když budou splněny plány: od čokolády po víkendové cestování. Zaznamenejte úspěchy do poznámek, zapište si úspěchy a zhodnoťte den / týden / měsíc.
To je zvláště důležité v rámci řízení času pro ženy, které v každodenním životě zapomínají, že péče o sebe je také součástí příspěvku rodině..
Podobné články
-
Extrémní řízení času – Nikolay Mrochkovsky, Alexey Tolkachev
Mezi běžnými kontrolami na Instagramu, domácími pracemi a rodinnými povinnostmi je obtížné dosáhnout toho, abyste lépe plnili zamýšlené úkoly. Zdá se, že…
-
6 životních hacků pro zvýšení efektivity
Moderní lidé často pracují přesčas, aby dosáhli svých cílů. Samotná práce odebírá jejich osobní čas a energii a dokončuje úkol včas…
-
Aplikace pro správu času Řízení času je pro úspěšného člověka složitou, ale nepostradatelnou dovedností. Nelze mít na paměti všechny myšlenky,…
Jaké jsou nejúčinnější metody správy času a jak mohou pomoci lidem efektivně řídit svůj čas?
Jak správa času pomáhá řídit čas? Mohli byste mi prosím vysvětlit, jak zlepšení správy času může pomoci v efektivnějším řízení času? Jaké techniky nebo nástroje doporučujete pro lepší správu času? Děkuji za vaši odpověď!